Typická situace: ordinace má léta zaběhnutý XDENT, Dent21 nebo PC DENT. Je v něm dokumentace, karty pacientů, vykazování pojišťovnám i rentgenové snímky. Lékař by rád, aby se pacienti mohli objednávat online a telefon přestal zvonit každých pět minut. Měnit program, převádět dokumentaci a přeškolovat sestru ale nechce nikdo. Tento článek popisuje, jak Zuboklik funguje vedle stávajícího ordinačního softwaru: co zůstane beze změny, co přibude, jak spolu oba systémy žijí v běžném dni a jak začít.
Proč specializovaný objednávkový systém vedle ordinačního programu vůbec dává smysl, jsme psali v článku Proč vaše ordinace potřebuje Zuboklik vedle PMS systému. Tady se věnujeme praktické stránce.
Co zůstává ve vašem ordinačním softwaru
Ordinační software zůstává hlavní evidencí ordinace. Nic se nevypíná a nic se nepřevádí. Konkrétně ve XDENTu, Dent21 nebo PC DENT dál zůstává:
- zdravotnická dokumentace a záznamy o ošetření,
- karty pacientů jako hlavní evidence,
- vykazování zdravotním pojišťovnám,
- rentgenové snímky a další přílohy,
- fakturace a účtování výkonů.
Lékař i sestra pracují s dokumentací stejně jako dosud. Zuboklik do ní nezasahuje a nepotřebuje k ní přístup.
Co přibude se Zuboklikem
Zuboklik přidává objednávání termínů a práci s volnými místy v kalendáři. Jde o tyto funkce:
- Pacienti se objednávají online sami, podle potíží. Pacient vybere, co ho trápí nebo jaké ošetření potřebuje, a délka návštěvy se z toho vypočítá automaticky. Sestra nemusí odhadovat, kolik času na pacienta vyhradit.
- Čekací listina pro zrušené termíny. Pacient, který má termín až později a chtěl by dřív, se přidá na čekací listinu. Když se termín uvolní, Zuboklik posílá čekajícím postupně SMS a místo získá první, kdo ho potvrdí. Uvolněné místo se tak často zaplní bez jediného telefonátu.
- Rezervy pro akutní bolest a na oběd. V kalendáři lze držet volná okna, typicky ráno pro pacienty s bolestí, a pauzu na oběd, kterou online objednávka nezaplní.
- Pacient si termín přesune sám. V telefonu klikne na „Přesunout“ a vybere jiný volný čas. Změna se v kalendáři ordinace projeví okamžitě. Kdo si s tím neporadí, toho přeobjedná sestra jako dosud.
- Vyhledávání volných termínů slovy. Sestra napíše například „příští úterý odpoledne“ a Zuboklik nabídne odpovídající volná místa.
Dva kalendáře? Ano, a takhle to funguje
Řekněme to otevřeně: termíny se objednávají v Zubokliku, dokumentace zůstává v ordinačním softwaru. Dnes mezi Zuboklikem a ordinačními programy neexistuje propojení. Zuboklik má připravené rozhraní, které mohou výrobci XDENTu, Dent21 nebo PC DENT využít. Zda a kdy propojení vznikne, záleží na nich.
V praxi se rozdělení práce ustálí rychle:
- Sestra objednává přímo u křesla dlouhá plánovaná ošetření a preventivní prohlídku za šest měsíců. Pacient tak nemusí na nic myslet a odchází s termínem.
- Pacienti se objednávají sami, když je něco bolí, když chtějí na prevenci, nebo když potřebují změnit čas.
Jak vypadá běžný den: ráno sestra vidí v Zubokliku, kdo je objednaný a na jak dlouho. Pacient s bolestí se objedná online a podle zvolených potíží mu Zuboklik nabídne i okna držená pro akutní případy. Když někdo během dne zruší termín, čekací listina místo nabídne dalším pacientům. Při ošetření lékař zapisuje do XDENTu, Dent21 nebo PC DENT jako vždy. Na konci návštěvy sestra u křesla domluví další termín a zapíše ho do Zubokliku.
Kalendář termínů je tedy v Zubokliku, záznam o ošetření v ordinačním programu. Sestra má během dne otevřené obojí a každý z programů dělá to, k čemu je určený.
Jak přenést pacienty
Aby se stávající pacienti mohli objednávat online, je potřeba je do Zubokliku nahrát. Postup se liší podle programu:
- PC DENT: ordinace to zvládne sama v nastavení. Z PC DENT se exportuje soubor pcdent.PAC, ten se nahraje v nastavení Zubokliku a pacienti se načtou automaticky.
- XDENT, Dent21 nebo jiný program: pacienty vyexportujte do souboru CSV, XML nebo JSON a soubor nahrajte v nastavení Zubokliku. Podpora Zubokliku ho zpracuje ručně a zdarma.
Soubor obsahuje osobní údaje pacientů. Nahrávejte ho proto vždy v aplikaci, nikdy ho neposílejte e-mailem.
Zavedení krok za krokem
Registrace ordinace probíhá v průvodci, který má tyto kroky v tomto pořadí:
- základní informace o ordinaci,
- poskytované služby,
- řešené příznaky,
- údaje majitele nebo lékaře,
- údaje sestry,
- shrnutí a dokončení.
Potom následuje import pacientů podle předchozí kapitoly a zapnutí SMS v nastavení ordinace, protože pacient se při prvním přihlášení ověřuje SMS kódem. Nakonec pacientům dáte vědět, že se mohou objednávat sami: tlačítko „Objednat se“ na zuboklik.cz nebo QR kód z nastavení, třeba na webu ordinace nebo v čekárně.
Online se objedná jen pacient, kterého má ordinace v Zubokliku v evidenci. Pokud ordinace online objednávání nechce, vypne ověřovací SMS: nový pacient se pak online nepřihlásí a objedná ho sestra jako dosud.
Prvních 30 dní je zkušebních a zdarma. První faktura přijde až po jejich uplynutí. Aktuální ceny najdete v ceníku.
Časté otázky
Musíme opustit XDENT, Dent21 nebo PC DENT?
Ne. Ordinační software zůstává hlavní evidencí včetně dokumentace, vykazování a fakturace. Zuboklik k němu přidává jen objednávání termínů.
Budeme mít dva kalendáře?
Ano. Termíny se vedou v Zubokliku, dokumentace v ordinačním programu. Propojení s ordinačními programy dnes neexistuje, rozhraní je připravené a záleží na jejich výrobcích.
Odkud lze pacienty přenést?
Z PC DENT si ordinace pacienty nahraje sama pomocí souboru pcdent.PAC. Z XDENTu, Dent21 a dalších programů stačí export do CSV, XML nebo JSON nahraný v nastavení, podpora ho zpracuje zdarma.
Mohu online objednávání pacientům zakázat?
Ano. Stačí vypnout ověřovací SMS a nový pacient se online nepřihlásí. Objedná ho sestra jako dosud.
Zvládnou to starší pacienti?
Ano. Přihlašují se rodným číslem nebo náhradním číslem, které jim dá ordinace, a PINem. Otisk prstu nebo rozpoznání obličeje zůstávají v jejich telefonu. Kdo online objednávání nechce, toho dál objedná sestra.
Kolik stojí vyzkoušení?
Nic. Prvních 30 dní je zdarma a první faktura přijde až po nich.
Zuboklik tedy není náhrada XDENTu, Dent21 ani PC DENT, ale objednávací vrstva vedle nich. Přehled všech funkcí najdete na stránce Funkce, ceny v ceníku.
